Smartare upphandlingar i sikte
Lagen om offentliga upphandlingar är en svårforcerad snårskog, men med ett närmare samarbete mellan köpare och säljare kan upphandlingsprocessen både bli effektivare och skapa mer nytta. Modeordet för dagen är innovationsdrivna upphandlingar.
Läs artikeln här, se sidan 16: di959_smartare upphandlingar med innovativ upphandling
Många eftersträvar en effektivare upphandlingsprocess, oavsett om man talar med kommuner, myndigheter eller anbudsgivande företag. Magnus Josephson är expert både på upphandlingslagstiftningen och hur företag och myndigheter kan skapa bra affärer inom ramen för den. Förutom böcker och föreläsningar har han även släppt Sveriges första LOU- och LUF-app med lagtexterna. – Jag vet vad man kan göra inom lagstiftningens ramar och jag vet hur båda sidor tänker, säger han. Det hela handlar ju om vad vi vill få ut av affären – inte alltid om att bara leverera något till lägsta pris. Han ser en tydligare effektiviseringspotential på säljarsidan, eftersom det där finns ett tydligt mål: att vinna affärer. På köparsidan är situationen mer komplex, med lagstiftning, stora organisationer och många viljor. – För säljaren handlar mycket om att vara noga med vilka affärer man lämnar anbud på och att man inte skjuter för brett. När man väl valt linje är det viktigt med tydliga roller inom sälj- och anbudsgruppen. Inom större organisationer kan en sådan sammanslutning snabbt innefatta 30-40 personer – någon har ansvar för att möta deadline, en annan för att få fram rätt budskap, en tredje för kunskap om kunden. För småföretagare kan bara ordet ”anbudsgrupp” låta övermäktigt, men Magnus Josephson menar att man på mindre företag åtminstone bör sträva efter att vara minst två personer inblandade i upphandlingsprocessen. – En av dessa personer ska alltid vara den som har ansvaret att jobba vidare med kunden om man får affären. Då finns det störst incitament att jobba hårt för att få allt i lås. En potentiell broms inom forskning och utveckling av nya produkter och tjänster är att det är svårt att upphandla något som inte ännu existerar. Innovation inom upphandlingar är enligt Magnus Josephson ett modeord som numera används flitigt från regeringen, men det gäller att ha en realistisk syn på vad det innebär. – Folk tror ofta att det innebär att man ska uppfinna en ny Iphone, men det händer förstås väldigt sällan. Innovation handlar mer om ett ständigt samarbete kring det man föresatt sig att göra. Därför är det så oerhört viktigt att man är tydlig med målet för just den här affären. Var vill vi vara om fem eller tio år och vad behöver vi för att komma dit? EXEMPEL PÅ innovationsdriven upphandling kan vara att man inom sjukvården vill öka mängden hittad sjukdom för att kunna förbättra vet hur det ska ske. Då är det ett utmärkt tillfälle att undersöka om man via innovativa samarbeten med ett eller flera företag kan hitta bättre lösningar. Det kan i så fall leda dels till en möjlighet att få veta mer om sjukdomen, dels att man skapar en innovation som inte finns i dagsläget. – Innovationsdrivet kan helt enkelt vara en idé hos det offentliga som leder till att näringslivet kan ta fram nya tjänster och produkter. Alla effektiviseringar är i grunden innovationer – det kan vara viktigare att hitta ett nytt sätt att göra saker på än att ta fram en ny produkt.
Var märker du att det finns störst kunskapsluckor när det gäller upphandlingar?
– Jag är otroligt imponerad över all kunskap som finns, både inom offentlig och privat sektor. Det som är svårt är att det på båda sidor är rätt stora organisationer. Du kan ha världens mest kompetenta medarbetare som inte ens har träffat varandra. Det bildas stuprör av kompetens, men inga ”hängrännor” – och samordningen brister. Dessutom saknas ibland förståelsen för kundens situation hos säljaren. Hur ser beslutsprocessen egentligen ut på ett landsting? Hos köparen förstår man inte alltid vad som faktiskt driver en affär.
Vad är lösningen?
– Ska man utvecklas krävs det att folk med flera olika kompetenser är involverade i projektet. För att innovation ska vara intressant för upphandlaren vill denne kanske se en kostnadssänkning över tid. Men frågar du chefen för den praktiska verksamheten vill denne istället se större patientnytta, ökad effektivitet eller annan tydlig effekt.
Är lägsta pris fortfarande förhärskande inom upphandlingsvärlden eller börjar vi röra oss bort ifrån det?
– Min uppfattning är att majoriteten av upphandlingarna avgörs på pris per produkt eller timme, men jag tror att andra sätt att jämföra anbuden kommer att öka. Inom exempelvis innovationsupphandling måste man mer mäta förmågan att tillsammans med kunden hitta innovativa lösningar, inte bara vad de kostar i timmen. Att upphandla innovationer innebär att arbeta på ett nytt sätt. Det tar tid att ändra beteenden och skapa nya samarbeten, och det finns inte tillräckligt starka incitament för att göra det om du bara mäts på timpris eller styckekostnad.
CHRISTIAN VON ESSEN
